Goedkeuringsflows bouwen met Power Automate
Goedkeuringsprocessen vormen de ruggengraat van veel bedrijfsprocessen. Of het nu gaat om het accorderen van inkooporders, het goedkeuren van verlofaanvragen of het reviewen van documenten: Power Automate biedt krachtige mogelijkheden om deze processen te digitaliseren en te automatiseren. In dit artikel leer je stap voor stap hoe je professionele goedkeuringsflows bouwt.
De basis van approvals
Power Automate bevat een ingebouwde Approvals-connector die het opzetten van goedkeuringsprocessen aanzienlijk vereenvoudigt. Deze connector handelt de volledige levenscyclus af: het versturen van goedkeuringsverzoeken, het bijhouden van de status, het verzamelen van reacties en het routeren op basis van het resultaat. Goedkeuringsverzoeken worden automatisch weergegeven in de Power Automate-app, via e-mail en in Microsoft Teams.
De eenvoudigste goedkeuringsflow bestaat uit drie stappen: een trigger die het proces start, een goedkeuringsactie die het verzoek naar de juiste persoon stuurt, en een conditie die bepaalt wat er gebeurt bij goedkeuring of afwijzing. Vanuit deze basis kun je bouwen naar complexere scenario's.
Enkelvoudige vs. meervoudige goedkeuringen
Bij enkelvoudige goedkeuringen stuurt de flow het verzoek naar één persoon die het goedkeurt of afwijst. Dit is geschikt voor eenvoudige scenario's zoals verlofaanvragen of kleine inkooporders. Bij meervoudige goedkeuringen zijn er verschillende opties: iedereen moet goedkeuren, de eerste reactie is bepalend, of een meerderheid moet akkoord geven.
Power Automate ondersteunt al deze patronen out-of-the-box. Het type "Approve/Reject - Everyone must approve" vereist unanimiteit, terwijl "Approve/Reject - First to respond" snelheid boven consensus plaatst. Kies het patroon dat het best past bij je organisatiecultuur en het risicoprofiel van het proces.
Parallelle en sequentiële patronen
Bij complexere processen heb je vaak een combinatie van parallelle en sequentiële goedkeuringen nodig. Denk aan een budgetaanvraag die eerst door de afdelingsmanager moet worden goedgekeurd en vervolgens, bij bedragen boven een bepaalde drempel, ook door de financieel directeur. Dit is een sequentieel patroon: de tweede goedkeuring start pas na de eerste.
Parallelle goedkeuringen zijn nuttig wanneer meerdere afdelingen tegelijkertijd hun akkoord moeten geven. Een projectvoorstel dat goedkeuring nodig heeft van zowel IT als Finance kan parallel naar beide partijen worden gestuurd, wat de doorlooptijd aanzienlijk verkort.
- Sequentieel: Goedkeuringen vinden achtereenvolgens plaats, elke stap wacht op de vorige.
- Parallel: Meerdere goedkeuringen lopen tegelijkertijd, de flow wacht tot alle reacties binnen zijn.
- Conditioneel: De volgende goedkeuringsstap hangt af van het bedrag, de categorie of andere criteria.
Goed ontworpen goedkeuringsflows reduceren de doorlooptijd van besluitvormingsprocessen met gemiddeld 65%. De sleutel zit in het combineren van automatisering met heldere escalatiepaden.
Escalaties en time-outs configureren
Een van de meest voorkomende frustraties bij goedkeuringsprocessen is dat verzoeken blijven liggen. Power Automate biedt verschillende mechanismen om dit te voorkomen. Configureer een time-out op de goedkeuringsactie, zodat de flow automatisch actie onderneemt wanneer een goedkeurder niet binnen de gestelde tijd reageert.
Na een time-out kun je een herinnering sturen, het verzoek escaleren naar een manager, of het automatisch goedkeuren of afwijzen op basis van je beleid. Gebruik de "Do Until"-lus in combinatie met vertragingen om een herinneringsmechanisme te bouwen dat periodiek de goedkeurder notificeert totdat er een reactie komt.
Integratie met Teams en Dynamics 365
De integratie van goedkeuringsflows met Microsoft Teams zorgt ervoor dat goedkeurders direct vanuit hun dagelijkse werkruimte kunnen reageren. Adaptive Cards in Teams tonen de relevante details en actieknoppen zonder dat de goedkeurder naar een andere applicatie hoeft te schakelen.
Voor organisaties die werken met Dynamics 365 kun je goedkeuringsflows koppelen aan bedrijfsprocessen in het CRM. Een offerte die een bepaald bedrag overschrijdt, triggert automatisch een goedkeuringsflow die de salesmanager notifieert. Na goedkeuring wordt de offertestatus automatisch bijgewerkt in Dynamics 365 Sales. Bij Breathbase ontwerpen we goedkeuringsarchitecturen die naadloos passen in het bredere Power Platform-landschap van onze klanten.
